Clôturer l'événement et l'exercice

Le soir même : les caisses

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   Ouvrez Caisse → Contrôle. Faites compter chaque sous-caisse avec un témoin, et enregistrez le montant compté et le fond laissé sur place.
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   Vérifiez les écarts entre montant attendu et montant compté.
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   Cliquez sur « Clôturer la caisse » : les sessions encore ouvertes sont fermées et plus aucune vente n'est possible. L'onglet « Piste d'audit » garde la trace de chaque opération.

Dans les jours qui suivent

• Stock : saisissez l'« Inventaire fin » pour mesurer les consommations et les pertes.
• Cashless : dans Comptabilité, « Solder le cashless » transforme les jetons vendus mais jamais dépensés en produit de l'association.
• Factures et notes de frais : réglez ce qui reste dans le menu Documents (voir les tutoriels 4 et 5).
• Statistiques : consultez le tableau de bord (résultat, chiffre d'affaires, encaissements par mode de paiement) et le détail des ventes pour préparer l'édition suivante.
• Retour des bénévoles : envoyez un sondage de satisfaction depuis le menu Sondages.

Le tableau de bord des statistiques est détaillé dans le tutoriel 11.

En fin d'exercice

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   (Premium) Rapprochez vos comptes bancaires mois par mois dans Comptabilité → Rapprochement.
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   Contrôlez le compte de résultat, la balance et le bilan.
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   Avec « Export », téléchargez les documents pour votre expert-comptable ou votre assemblée générale : FEC, grand livre, balance, compte de résultat.
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   Cliquez sur « Clôturer l'exercice » : ses postes passent en lecture seule.
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   Créez l'exercice suivant (« + Nouvel exercice »), puis lancez le « Report à nouveau » pour reprendre les soldes d'ouverture sans ressaisie.

Bon à savoir

• Une erreur découverte après la clôture ? Un administrateur peut déverrouiller l'exercice.
• Pour la nouvelle édition, importez le budget et les produits de l'édition précédente : tout est prêt en quelques clics.