Tutoriel 4 sur 11

Ajouter un devis ou une facture

Un devis ou une facture ajouté dans OLYKO est lu automatiquement, rangé dans le bon poste du budget et suivi jusqu'au paiement.

Pour qui

Trésorier, responsables

Où

Web et mobile

Offre : l'enregistrement et le suivi des devis et factures sont inclus dans Découverte. Joindre un justificatif (photo ou PDF), sa lecture automatique et le rangement dans Google Drive sont réservés à Premium.

Ajouter le document

1
Dans Budget, cliquez sur « + Devis/Facture » (ou « + Document » dans l'application).
2
Joignez d'abord le fichier : PDF, ou photo prise avec le téléphone (Premium ; en Découverte, passez directement à l'étape 4 et saisissez les champs à la main).
3
(Premium) Laissez OLYKO lire le document : une facture électronique Factur-X se remplit seule, les autres fichiers sont lus par reconnaissance de texte.
4
Vérifiez et complétez : poste budgétaire, type (devis reçu, devis validé, facture, avoir), fournisseur, numéro de pièce, date, montant, échéance.
5
Cliquez sur « Ajouter le document ».

OLYKO vous prévient si le document ressemble à un doublon ou s'il fait dépasser le budget du poste.

Le formulaire « Ajouter un document » : pièce jointe, poste budgétaire, fournisseur, montant et dates

Valider et payer

Dans l'onglet Documents du budget, les devis en attente apparaissent dans « Devis à suivre ». À réception de la facture, cliquez sur « Transformer en facture » ; un devis abandonné s'annule avec « Annuler le devis ».
Les administrateurs retrouvent tout ce qui attend une validation ou un paiement dans le menu Documents, avec un compteur.
Pour régler, cliquez sur « Confirmer le paiement » : montant réglé (paiement partiel possible), date et compte utilisé (banque, caisse…).
L'écriture comptable est générée automatiquement. Les dépenses avancées par les bénévoles passent, elles, par les notes de frais.

Les devis à suivre, avec les boutons « Transformer en facture » et « Annuler le devis »

Dans l'application : les documents à valider, avec les boutons Valider et Rejeter

Bon à savoir

Activez le rappel d'échéance dans Paramètres : un e-mail et une bannière vous préviennent avant la date limite.
(Premium) Vos justificatifs peuvent être rangés directement dans le Google Drive de l'association (Paramètres → Association).

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