Né dans les coulisses d’un festival
OLYKO n’a pas été imaginé dans un bureau d’études : il a été construit par une association, pour répondre à ses propres difficultés.
Au départ, un trésorier et beaucoup de tableurs
Trésorier d’une petite association qui organise un festival de musique, j’ai vite mesuré tout ce que l’on demande aux bénévoles : tenir la caisse les soirs de concert, suivre les stocks de la buvette, rembourser les notes de frais, gérer la billetterie, préparer le budget, rendre des comptes à l’assemblée générale… et monter des dossiers de subvention solides.
Chaque tâche avait son fichier, son carnet ou son application. Les mêmes chiffres étaient saisis trois fois, les justificatifs se perdaient, et il fallait des soirées entières pour savoir où en était vraiment le budget. Aucun outil existant ne couvrait l’ensemble de nos besoins sans être pensé pour une entreprise, ni hors de portée d’une petite association.
« Les mêmes chiffres saisis trois fois, et des soirées entières pour savoir où en était vraiment le budget. »
Alors nous avons créé l’outil qui nous manquait
OLYKO est né de ce constat : réunir en un seul endroit tout ce dont une association organisatrice d’événements a besoin, de la caisse du bar jusqu’au bilan comptable. Il a été éprouvé en conditions réelles, sur notre propre festival, avant d’être ouvert à d’autres associations.
Gagner du temps
Une seule saisie, reprise partout : les ventes de la caisse remontent dans le budget et la comptabilité, les notes de frais deviennent des dépenses, les justificatifs sont rangés au bon endroit.
Piloter le budget
Comparer à tout moment le prévisionnel et le réalisé, poste par poste, et savoir où en est la trésorerie avant, pendant et après le festival.
Aller chercher des subventions
Des budgets, des comptes et des bilans présentables, prêts à joindre aux dossiers des collectivités et des partenaires, sans tout reconstituer à la main.
Travailler à plusieurs
Chaque bénévole accède à ce qui le concerne — caisse, stock, billetterie, projets — avec des droits adaptés à son rôle, sur ordinateur comme sur téléphone.
Un outil fait par des bénévoles, pour des bénévoles
Chaque fonctionnalité répond à une situation vécue : une caisse qui continue de fonctionner quand le réseau tombe au milieu du concert, un budget qu’on peut présenter à la mairie, des droits d’accès qui évitent qu’un bénévole de passage touche à la comptabilité. OLYKO continue d’évoluer avec les retours des associations qui l’utilisent.