Soumettre et valider une note de frais

Côté bénévole (application ou site)

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   Ouvrez Notes de frais, puis « + Nouvelle note de frais ».
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   Donnez-lui un titre (par exemple « Courses buvette — samedi »), puis « Créer et ajouter des dépenses ».
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   Pour chaque dépense, cliquez sur « + Ajouter une dépense » : poste budgétaire, photo ou PDF du justificatif, description, date et montant.
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   Quand tout y est, cliquez sur « Soumettre ». La note passe « En attente de validation ».

Sans justificatif, OLYKO vous prévient que la dépense ne pourra pas être justifiée en comptabilité ; vous pouvez tout de même continuer.

Côté trésorier

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   Les notes à traiter apparaissent dans l'encadré « En attente de validation » et le filtre « Soumises ».
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   Ouvrez la note, vérifiez les justificatifs, puis :

   • « Valider & intégrer au budget » : chaque dépense rejoint son poste budgétaire ;
   • ou « Rejeter », avec un commentaire expliquant le motif.
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   Une fois le remboursement fait, indiquez comment : virement (banque) ou espèces (caisse). La note est marquée payée.

Bon à savoir

• « Postes autorisés » : choisissez les postes budgétaires (voir le budget prévisionnel) que les bénévoles peuvent utiliser.
• Un administrateur peut créer une note pour un autre membre, ou pour une personne qui n'a pas de compte (option « Une personne sans compte… »), par exemple un artiste ou un prestataire bénévole.