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Assurance événementielle : ce qu'une association ne doit pas négliger

Assurance événementielle : ce qu'une association ne doit pas négliger

Beaucoup d'associations partent du principe que leur assurance responsabilité civile "classique" couvre l'organisation d'un événement ponctuel. C'est rarement le cas en totalité, et le découvrir au moment d'un sinistre est la pire situation possible.

Ce que couvre la responsabilité civile

Une association est responsable des dommages qu'elle cause à d'autres personnes, et de ceux que causent ses bénévoles ou ses salariés dans le cadre de leur mission. Un spectateur qui trébuche sur un câble mal fixé, une voiture abîmée par une barrière qui tombe, un stand voisin inondé par une fuite : c'est à l'association d'indemniser les victimes. L'assurance responsabilité civile prend ce coût en charge, dans les limites et avec les franchises prévues au contrat.

Hors de quelques cas particuliers, cette assurance n'est pas obligatoire pour une association. Elle l'est en revanche pour les associations sportives, qui doivent être assurées pour leurs activités, et elle est presque toujours exigée en pratique. Une commune qui prête une salle ou un terrain, un loueur de matériel ou un propriétaire de site demandent en général une attestation d'assurance avant l'événement.

Distinguer l'assurance de l'association et celle de l'événement

Une assurance responsabilité civile associative couvre en général l'activité courante de la structure. Elle ne couvre pas forcément les risques propres à un événement qui rassemble du public : structures temporaires, présence d'alcool, activités à risque comme un concert, un feu d'artifice ou une structure gonflable. Dès que l'événement change d'échelle par rapport à l'activité habituelle, une déclaration spécifique à l'assureur est souvent nécessaire, voire une assurance événementielle dédiée.

Le plus simple est d'envoyer à l'assureur, plusieurs semaines à l'avance, une description écrite de l'événement : dates, lieu, fréquentation attendue, activités proposées, vente d'alcool, montage de scène ou de chapiteau, présence de prestataires. Demandez une réponse écrite qui précise ce qui est couvert, les plafonds de garantie et les exclusions. Une confirmation orale au téléphone ne vaut pas grand-chose le jour où il faut faire jouer le contrat.

Les obligations liées à la taille de l'événement

Au-delà de l'assurance, la taille de l'événement entraîne ses propres obligations. Une manifestation culturelle ou récréative à but lucratif qui peut rassembler plus de 1 500 personnes doit être déclarée au maire à l'avance. Le seuil compte à la fois le public et le personnel : un festival qui vend 1 300 billets peut le dépasser une fois ajoutés les bénévoles, les techniciens et les exposants. L'organisateur peut aussi être tenu de mettre en place un service d'ordre à ses frais.

Ces obligations ne relèvent pas directement de l'assurance, mais elles s'y rattachent. Un assureur qui découvre après un sinistre que l'événement n'avait pas été déclaré, ou que les consignes de sécurité n'ont pas été respectées, peut discuter sa prise en charge.

Protéger aussi les bénévoles

La responsabilité civile couvre les dommages causés aux autres. Les dommages subis par les bénévoles eux-mêmes sont une autre question. Un bénévole qui se blesse en montant une structure, en portant des fûts ou en cuisine n'est pas toujours indemnisé par le contrat de base, surtout si aucune faute de l'association n'est en cause.

Vérifiez si le contrat comprend une garantie individuelle accident pour les bénévoles, et à quelles conditions. Si ce n'est pas le cas, elle peut souvent être ajoutée pour un coût modeste. Informez ensuite les bénévoles de ce qui est prévu : ils ont le droit de savoir s'ils sont couverts avant d'accepter une mission physique.

L'annulation, un risque qu'on ne veut jamais chiffrer... jusqu'à ce qu'il arrive

Météo, désistement d'un artiste principal, contrainte administrative de dernière minute : les causes d'annulation ne manquent pas. Les dépenses déjà engagées (acomptes, location de matériel, communication) ne sont pas toujours récupérables, et les préventes doivent être remboursées. Une assurance annulation, souvent vue comme une dépense superflue tant qu'elle n'a jamais servi, peut faire la différence entre une année difficile et une association qui ne s'en remet pas.

Lisez attentivement les conditions. Les intempéries sont souvent couvertes seulement si la garantie a été souscrite expressément, avec des critères précis comme une alerte météo officielle ou un seuil de vent. Le contrat doit en général être signé longtemps avant l'événement, et les causes connues au moment de la souscription sont exclues.

Les contrats avec les artistes et les prestataires méritent la même attention. Prévoyez ce qui se passe en cas d'annulation de part et d'autre : montant des acomptes remboursables, délais, cas de force majeure. Une clause claire évite de payer deux fois, une fois au prestataire et une fois aux spectateurs.

Le matériel : propriété de l'association ou prêté ?

Sonorisation, matériel de cuisine, structures : une partie du matériel utilisé lors d'un événement est souvent empruntée ou louée. Il faut vérifier qui, de l'assurance de l'association ou de celle du prêteur, couvre un dommage ou un vol pendant l'événement. Une hypothèse jamais vérifiée est une source fréquente de litige après coup.

Faites un état du matériel au moment où vous le recevez, avec des photos, et un autre au moment du retour. Pour le matériel loué, lisez les conditions du loueur : certains incluent une assurance, d'autres la facturent en option, d'autres encore laissent tout à la charge du locataire.

Pensez aussi à la recette. Plusieurs milliers d'euros en espèces stockés dans un local ou transportés en voiture représentent un risque réel. Certains contrats couvrent le vol des fonds, souvent avec un plafond bas. Des remises en banque régulières limitent de toute façon les montants exposés.

Les prestataires et les exposants

Un festival fait intervenir de nombreux professionnels : sonorisateur, société de sécurité, traiteur, foodtrucks, artificier, loueur de chapiteau. Chacun doit être assuré pour sa propre activité. Demandez à tous une attestation d'assurance responsabilité civile professionnelle en cours de validité avant l'événement, et conservez-la avec le contrat. Faites de même pour les exposants et les associations partenaires qui tiennent un stand.

Cette précaution évite qu'un dommage causé par un prestataire retombe sur l'assurance de l'association, avec une franchise à payer et une prime qui augmente l'année suivante. Elle permet aussi de repérer à temps un prestataire mal assuré, et d'en changer avant qu'il ne soit trop tard.

En cas de sinistre

Le jour où un incident survient, la rapidité compte. Le Code des assurances fixe à cinq jours ouvrés au minimum le délai de déclaration d'un sinistre, et à deux jours ouvrés en cas de vol, à compter du moment où l'on en a connaissance. Le contrat peut prévoir des délais plus longs, jamais plus courts. Rassemblez sur place tout ce qui servira : photos, coordonnées des témoins, dépôt de plainte en cas de vol, factures du matériel endommagé. Désignez à l'avance la personne chargée de cette démarche, pour qu'elle ne se perde pas dans le rangement du lendemain.

Anticiper le coût dans le budget prévisionnel

L'assurance événementielle a un coût réel. Il doit apparaître dans le budget prévisionnel dès sa construction, et pas être découvert en cours d'organisation. Un budget qui l'oublie donne une image trop optimiste de la rentabilité de l'événement, avec le risque de devoir rogner ailleurs dans l'urgence. Demandez plusieurs devis : les écarts entre assureurs peuvent être importants, et certaines fédérations ou réseaux associatifs négocient des contrats de groupe avantageux.

L'assurance n'est jamais la partie la plus enthousiasmante de l'organisation d'un événement associatif. C'est pourtant l'une de celles qui protègent le plus concrètement l'association en cas de coup dur. Un budget prévisionnel qui la traite comme un poste à part entière, et non comme une case à cocher en dernière minute, est le meilleur point de départ.

Sources :

Photo de Vlad Deep sur Unsplash

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